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secrétaire au téléphone et dirigeant d'entreprise en arrière plan

Comment passer le barrage secrétaire ?

Une étape cruciale pour améliorer le taux de contact de ses campagnes.

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JobPhoning propose plusieurs services à destination des entreprises qui ont des besoins en prospection : un logiciel de phoning, un service d'achat de fichiers BtoB et une place de marché dédiée à la prise de rendez-vous commerciaux. Fort de cette expérience, JobPhoning vous délivre ses meilleurs conseils pour passer le barrage secrétaire, une étape cruciale et souvent compliquée. Pour que ces techniques soient efficaces, il vous faudra vous renseigner un minimum : trouvez le nom du décideur et prenez quelques informations sur son entreprise (secteur d'activité, besoins...). Montrez-vous ferme, mais agréable, et faites preuve de persévérance. Il faut souvent appeler plusieurs fois avant d'atteindre son objectif.

Ne pas en dire trop

Si beaucoup d'astuces reposent sur un mensonge bien trouvé, le risque d'être démasqué est bien trop important pour vous encourager à le faire. Mais cela ne signifie pas que vous devez tout dire. Au contraire, ne mentionnez pas le motif de votre appel à moins d'y être forcé, et dans ce cas, tenez-vous en au minimum. Notez aussi que plus votre ton sera assuré, moins on vous demandera de justifications.

Employer des termes techniques

Si la situation s'y prête, n'hésitez pas à employer des termes techniques avec votre interlocuteur. Il y a de fortes chances qu'il ou elle se sente rapidement dépassé(e) et préfère vous passer la personne que vous cherchez à joindre plutôt que de risquer de filtrer un appel potentiellement important.

Appeler un autre service

Le standard a la mission de filtrer les appels, ce qui n'est pas le cas des autres services de l'entreprise. Vous pouvez par exemple demander plutôt à parler au service comptabilité, ou l'appeler directement, puis prétendre à une erreur de transfert et demander à ce qu'on vous passe le prospect. Il y a de fortes chances que la personne transfère l'appel. Sinon, n'hésitez pas à demander un numéro direct.

Se faire recommander

Cette astuce découle de la précédente. Appelez un autre service et demandez à parler au dirigeant. Si la personne vous renvoie vers le secrétariat, assurez-vous de lui demander son nom. Puis, lorsque vous contacterez le secrétariat, dites que vous appelez de sa part. Il s'agit ici de jouer sur les mots pour laisser penser que vous avez déjà des contacts au sein de l'entreprise et que vous n'êtes donc pas un inconnu à filtrer automatiquement. Généralement, le secrétariat passe l'appel sans creuser plus. Cette astuce fonctionne mieux dans les grandes structures.

Appeler en dehors des heures d'ouverture

Les dirigeants comptent rarement leurs heures supplémentaires, tandis que les secrétaires s'en tiennent généralement à leurs horaires de travail. En appelant en-dehors des heures d'ouverture, vous avez une chance de tomber directement sur le prospect.

Demander de l'aide

Ce n'est pas parce que le standard filtre les appels qu'il ne peut pas vous aider à atteindre votre objectif. Soyez poli, souriant, gentil même, valorisez votre interlocuteur et demandez lui tout simplement comment faire pour joindre votre prospect. Si vous parvenez à en faire un allié, il sera plus enclin à vous aider.

Demander la ligne directe

Appelez le standard ou le secrétariat et demandez la ligne directe du prospect, sans préciser la raison de votre appel. Instaurez subtilement l'impression que vous êtes une personne importante et que votre requête est parfaitement légitime. Attention : cette méthode vous demande d'utiliser un ton convaincant, si vous hésitez ou semblez trop insistant, ça ne fonctionnera pas.

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