1. Avoir un plan

Une campagne de téléprospection réussie repose sur un plan soigneusement élaboré. Définissez votre objectif principal et, si nécessaire, vos objectifs secondaires. Quantifiez ces résultats pour déterminer les KPI à suivre (par exemple, combien de rendez-vous commerciaux souhaitez-vous obtenir).

Vous pouvez à présent déterminer quels moyens doivent être mis en place pour les atteindre. Ne négligez aucun point, parmi lesquels :

• la durée de la campagne,
• le budget,
• le nombre de téléprospecteurs à missionner, qu’ils soient internes à l’entreprise ou à recruter sur une place de marché,
• les moyens matériels, par exemple, l’utilisation d’un logiciel CRM dédié à la téléprospection.

2. Ciblez les prospects

Pour que la téléprospection soit efficace, elle doit cibler les bons prospects. Vous devez donc établir le profil des cibles que vous souhaitez atteindre, puis trouver ces cibles. Vous aurez besoin de communiquer aux téléopérateurs ces prospects ainsi que leurs coordonnées de contact, il vous faudra donc centraliser ces données dans un fichier. La pertinence des informations est la clé, votre fichier doit donc être à jour. Vous pouvez compléter ou actualiser votre fichier, ou même en acheter auprès d’entreprises spécialisées.

3. Préparez le terrain

Puisque vous avez une idée précise de quelles sont vos cibles et de l’offre que vous allez leur proposer, utilisez leurs coordonnées pour leur envoyer, par exemple, un email ou un courrier présentant votre gamme de services ou de produits. Lorsque vos téléopérateurs les contacteront, une partie des prospects aura ainsi déjà pris connaissance de vos offres.

4. Soignez votre discours

N’oubliez jamais que vos produits et services représentent une solution pour les prospects : ils ne s’agit pas de leur vendre quelque chose, mais de leur proposer une solution à une problématique qui les concerne.

Lorsque vous élaborez votre script d’appel, gardez en tête que vos téléprospecteurs n’auront que quelques secondes pour établir le contact et donner envie d’être écouté. Dans le BtoB, les prospects sont généralement pressés et s’attendent donc à ce que vous alliez droit au but. De plus, selon leur secteur d’activité, ils peuvent utiliser un vocabulaire spécifique, voire technique. Autant d’éléments à prendre en compte lors de l’écriture du script, mais aussi lors du recrutement des téléprospecteurs. Pensez également à tester le script avant de lancer votre campagne.

5. Préparez vos moyens et supports marketing

Certains prospects devront être appelés plusieurs fois avant d’être joints, d’autres demanderont à être rappelés à un moment précis et d’autres encore souhaiteront recevoir, par exemple, plus d’informations avant d’accepter un rendez-vous ou de souscrire à une offre.

Pour garder la maîtrise de votre campagne, vous aurez donc besoin d’un outil pour faciliter l’organisation. Cela vous permettra également d’évaluer les performances de votre campagne en temps réel.

En ce qui concerne les demandes d’informations supplémentaires, vous ne pouvez pas demander au prospect d’aller les chercher lui-même sur votre site internet, puisque c’est vous qui avez fait la démarche de le contacter. Cela signifie que vous devez pouvoir envoyer immédiatement ces informations au prospect. Qu’il s’agisse d’une simple brochure ou d’un catalogue, assurez-vous que le document soit court et concis, avec toutes les informations clés mises en avant.

6. Communiquez avec vos téléprospecteurs

Ne vous contentez pas de communiquer avec vos téléprospecteurs uniquement pour leur parler de leurs résultats. Encouragez-les, motivez-les et conseillez-les lorsqu’ils rencontrent des problèmes. De plus, ils ont un lien direct avec vos prospects, ils représentent donc une source d’informations utiles pour vous. Quels freins rencontrent-ils ? Pourquoi ? Quelles sont les offres qui séduisent et quelles sont celles qui sont massivement rejetées ? Est-ce que le script est convaincant ? Autant de pistes pour améliorer votre campagne en temps réel, mais aussi votre offre de services sur le long terme.

7. Suivez vos prospects

Un prospect qui refuse une offre peut parfaitement en accepter une autre. Il est primordial de ne pas rayer trop vite de votre fichier un prospect qui oppose un refus, car vous vous privez d’opportunités futures. Assurez-vous que les téléopérateurs clôturent les conversations avec respect et notez bien les raisons de refus. Chaque prospect peut avoir un jour besoin des services ou produits que vous proposez. De même, il peut être amené à parler de vous à d’autres entreprises. Vous devez donc marquer son esprit positivement et apparaître comme une entreprise sérieuse et à prendre en considération lorsqu’il en aura besoin.