Le bon de commande est un élément indispensable dans la gestion commerciale d’un auto-entrepreneur, servant de contrat entre le vendeur et l’acheteur. Cet outil non seulement formalise l’accord d’achat, mais sert également de garantie pour les deux parties en cas de désaccord. Voici comment structurer un bon de commande pour qu’il soit conforme et efficace.
Dans un contexte où le client est un particulier, un bon de commande est un outil fixant l’obligation d’une information pré-contractuelle. Par exemple, dans le cadre d’une action de démarchage commercial, un bon de commande justifie de l’engagement du client à acheter l’offre associée.
En résumé, un bon de commande validé est clairement une promesse de vente exigeant :
- Que l’entreprise livre le contenu de la commande ;
- Que le client réceptionne la commande et effectue le paiement.
Quelles sont les informations présentes sur un bon de commande ?
En résumé, les informations les plus fréquentes et importantes sont :
- La dénomination sociale de l’entreprise, le SIREN, la forme juridique, l’adresse, et le numéro d’enregistrement au RCS;
- L’identité du client (son nom, prénom, adresse) ; accompagné de son SIRET, de sa forme juridique, et de son adresse s’il s’agit d’un client professionnel;
- Le numéro de la commande associée, ainsi que sa date d’émission
- Le contenu de la commande, avec les prix associés en TTC, HT, accompagné du montant de la TVA
- Les conditions d’expédition et de livraison de la commande (délais, conditions tarifaires, frais supplémentaires éventuels);
- Conditions de Paiement : Spécifiez clairement les modalités de paiement, incluant les échéances et les modalités d’acompte si applicable.;
- Eventuellement les conditions générales de vente
Outils et Pratiques Recommandés
- Logiciels de Facturation : Utiliser des outils comme Excel ou des solutions spécialisées comme JobPhoning.com simplifie la création, la gestion, et la numérotation des bons de commande en matière de prestation téléphonique.
- Tenir un registre : Pour ceux préférant le papier, prévoyez un scan ou tenez un registre de vos factures numérisées sur un fichier sécurisé vous permettant de vous y retrouver au moment de la déclaration comptable.
- Signature du Bon de Commande : Essentielle pour valider l’accord, la signature du client ou du fournisseur sur le bon de commande minimise les risques de litige. Vous pouvez utilisez un logiciel de signature électronique agrée pour vous offrir une garantie facile à gérer.
Intégration des CGV et Gestion Après Commande
- Conditions Générales de Vente (CGV) : Inclure ou référencer les CGV sur le bon de commande clarifie les obligations et droits de chaque partie.
- Confirmation de Commande : Envoyer une confirmation ou un bon de réception au client ou fournisseur renforce la communication et la satisfaction client.
- Facturation d’Acompte et Annulation : Prévoir la possibilité d’émettre une facture d’acompte et respecter le droit de rétractation du client conformément à la législation.
Simplification des commandes
Pour l’auto-entrepreneur, le bon de commande est plus qu’un simple document : c’est une preuve de l’engagement commercial qui sécurise la transaction des deux côtés. En suivant ces recommandations et en s’assurant que toutes les informations et mentions obligatoires sont correctement intégrées, vous pouvez optimiser votre processus de vente, renforcer la confiance avec vos clients et fournisseurs, et assurer la conformité de vos transactions commerciales. Utiliser des logiciels de facturation adaptés et garder une trace de chaque commande est recommandé pour une gestion commerciale fluide et professionnelle.
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