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La digitalisation est le processus ayant pour but de transformer un objet, outil, métier, ou process en un code informatique dans le but de le remplacer et de gagner en performance. Cette conversion digitale a débuté dès le commencement du web, et pour ne citer que quelques exemples, on pense notamment au courrier qui a été remplacé par les emails, les boutiques physiques par des sites marchands en ligne, les salons par des forums web, etc.
A ce jour, nous sommes confrontés à une digitalisation de plus en plus vaste et performante, de plus en plus ancrée dans notre quotidien. On peut citer comme exemple les caisses automatiques, les répondeurs automatisés, la communication Social Media, la présence des marketplaces dans notre quotidien suite à l’uberisation... Cette transformation digitale est devenu un processus naturel qui associe l’arrivée d’internet et de son impact, avec les avancées numériques apparaissant chaque jour. La dématérialisation est une partie à part entière de ce processus de digitalisation.
La dématérialisation est l’un des points clés de la transition numérique des entreprises. Elle consiste à transformer en documents numériques l’ensemble des documents papiers de l’entreprise. Cette numérisation des documents concerne alors aussi bien la facturation que les échanges de courriers ou encore la collecte de fichiers. On parle également de dématérialisation native lorsqu’un nouveau document est directement créé de manière numérique.
Dématérialiser ses documents comporte de nombreux avantages dans la gestion quotidienne au sein de l’entreprise :
Une bonne dématérialisation passe nécessairement par l’investissement dans une solution de gestion électronique de ces documents. Sous forme collaborative, cette solution permet de classer et répertorier l’ensemble des documents, mais aussi d’en offrir le libre accès à l’ensemble de vos collaborateurs dans un souci de transparence.
Aussi, la dématérialisation s’accompagne également de solutions de coffre-fort numériques. Individuels et propres à chaque employé, ils permettent une conservation ponctuelle et personnelle de documents importants.
Enfin, il existe également des solutions d’archivage de documents. Hébergés sur un serveur, la documentation numérisée sera conservée aussi longtemps que vous en aurez besoin et pourra être réutilisée en temps voulu.
La digitalisation, dans la définition la plus large du terme, donne la possibilité de créer et développer des opportunités dans l’ensemble des secteurs de marché, et cela, à travers différents points :
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