La digitalisation est le processus ayant pour but de transformer un objet, outil, métier, ou process en un code informatique dans le but de le remplacer et de gagner en performance. Cette conversion digitale a débuté dès le commencement du web, et pour ne citer que quelques exemples, on pense notamment au courrier qui a été remplacé par les emails, les boutiques physiques par des sites marchands en ligne, les salons par des forums web, etc.

La dématérialisation, étape majeure de la digitalisation

A ce jour, nous sommes confrontés à une digitalisation de plus en plus vaste et performante, de plus en plus ancrée dans notre quotidien. On peut citer comme exemple les caisses automatiques, les répondeurs automatisés, la communication Social Media, la présence des marketplaces dans notre quotidien suite à l’uberisation… Cette transformation digitale est devenu un processus naturel qui associe l’arrivée d’internet et de son impact, avec les avancées numériques apparaissant chaque jour. La dématérialisation est une partie à part entière de ce processus de digitalisation.

La dématérialisation est l’un des points clés de la transition numérique des entreprises. Elle consiste à transformer en documents numériques l’ensemble des documents papiers de l’entreprise. Cette numérisation des documents concerne alors aussi bien la facturation que les échanges de courriers ou encore la collecte de fichiers. On parle également de dématérialisation native lorsqu’un nouveau document est directement créé de manière numérique.

Les avantages de la dématérialisation

Dématérialiser ses documents comporte de nombreux avantages dans la gestion quotidienne au sein de l’entreprise :

• Logistique, avec un gain de place non négligeable dans le stockage de tous ces documents désormais contenus sur un serveur ;
• Praticité dans les échanges, et notamment la transmission de dossiers inter-entreprises. Exit les envois postaux, l’échange s’effectue en quelques secondes et ce gain de temps peut s’avérer crucial face à des deadlines imposées ;
• Organisation optimisée, au moment d’effectuer une recherche parmi toute cette documentation. Là où les formats papiers avaient plutôt intérêt à être parfaitement rangés et triés, une simple requête tapée sur un clavier vient désormais remplacer ce travail fastidieux de recherche ;
• Performance, car cette banque d’informations directement à portée de clics offre la possibilité d’exploiter et de recouper bien plus facilement toutes ces données afin d’en tirer des avantages stratégiques.

La gestion électronique des documents

Une bonne dématérialisation passe nécessairement par l’investissement dans une solution de gestion électronique de ces documents. Sous forme collaborative, cette solution permet de classer et répertorier l’ensemble des documents, mais aussi d’en offrir le libre accès à l’ensemble de vos collaborateurs dans un souci de transparence.

Aussi, la dématérialisation s’accompagne également de solutions de coffre-fort numériques. Individuels et propres à chaque employé, ils permettent une conservation ponctuelle et personnelle de documents importants.

Enfin, il existe également des solutions d’archivage de documents. Hébergés sur un serveur, la documentation numérisée sera conservée aussi longtemps que vous en aurez besoin et pourra être réutilisée en temps voulu.

Les opportunités que crée la digitalisation

La digitalisation, dans la définition la plus large du terme, donne la possibilité de créer et développer des opportunités dans l’ensemble des secteurs de marché, et cela, à travers différents points :

• La notion de distance n’est plus prise en compte, elle n’existe plus. L’information peut circuler instantanément à travers le monde, et n’est pas contrainte ou limitée à une zone géographique spécifique ;
• L’information et les contenus numériques peuvent atteindre une quantité de personnes considérables, presque sans limites, sans subir de réelles contraintes ;
• La collaboration entre personnes, les contenus partageables et modifiables en temps réel par plusieurs individus donnent la possibilité de travailler sur un seul et même projet avec une plus grande facilité ;
• L’automatisation de tâches répétitives garantit une meilleure gestion et optimisation du temps de travail effectif, ceci pour atteindre un résultat donné ;
• La digitalisation permet aussi de limiter et contrôler l’apparition d’erreurs. Ceci principalement parce qu’il est plus facile de détecter ces erreurs, et de les corriger.