La notion de workflow, ou « flux de travaux » en français, décrit le fait de formaliser les différents traitements à réaliser, le processus à suivre, ainsi que les différentes parties intervenantes dans ce processus qui vise à accomplir un travail précis, par le biais d’outil de gestion commerciale, administratif, marketing, etc.
Il existe différents types de workflow en fonction de différents processus :
Le workflow pour modéliser et automatiser des flux d’informations
Dans ce cas, au sein d’une entreprise, l’outil de workflow permet de détailler les circuits de cheminements des informations ainsi que les intervenants associés, et les actions et délais à mettre en place.
Le workflow dans le cadre d’un flux de travaux
Ce type de workflow correspond à la représentation direct de flux d’opération à mener à bien afin d’accomplir la totalité des tâches et activités au sein d’un seul processus métier précis.
Le workflow administratif
Le workflow administratif correspond à la gestion des documents à élaborer dans le cadre d’un parcours administratif spécifique intégrant notamment des tâches de vérification, d’investigation, d’information mais également d’approbation. Dans ce contexte, les outils de workflow administratif permettent de définir et de suivre le parcours de chaque type de document, tout en contrôlant les délais de traitement et d’exécution.
Le workflow ad hoc et le workflow procédural
Le workflow ad hoc autorise les différents intervenants au sein de la procédure à intervenir directement et dynamiquement sur le cheminement afin de réagir et d’anticiper plus facilement les différents imprévus. A l’opposé, le workflow procédural est totalement verrouillé, il permet notamment d’imposer le suivi d’une procédure sans aucune possibilité d’intervention une fois mise en œuvre.