Une note de frais correspond à un document donnant la possibilité à un salarié de faire la demande d’un remboursement de frais professionnels qu’il a lui-même engagés, cela dans l’intérêt de l’entreprise et pour les besoins de son poste.
Dans la plupart des cas, la note de frais à la forme d’une fiche à remplir et à remettre à l’entreprise, en l’accompagnant du justificatif de la dépense.
Quelles dépenses peuvent être intégrées dans une note de frais ?
La plupart du temps, une note de frais inclus des frais tels que :
- Les frais de bouche (repas d’affaires ou repas en déplacement par exemple);
- Les frais de déplacement (pour les agents commerciaux de l’entreprise par exemple);
- Les frais de logement (billets de trains, chambre d’hôtel, etc.)
Dans quelles conditions le remboursement d’une note de frais est-il réalisé ?
Il est important de retenir que le remboursement de frais professionnels est une obligation pour toutes les entreprises. Sur ce principe, un contrat de travail ne peut pas intégrer une clause spécifique qui prévoit que les frais concernant l’activité professionnelle soient directement assumés par le salarié. Ce type de clause est considéré comme non-écrit.
Afin de procéder au remboursement, l’entreprise peut soit réaliser un remboursement au réel, soit réaliser une indemnisation forfaitaire.
Dans le cas d’un remboursement au réel, alors l’employé doit faire le détail de chacune des dépenses au sein de sa note de frais, que ce soit des frais d’hébergement, de repas, de déplacement, etc. Afin que la note de frais soit recevable, alors l’employé doit joindre les justificatifs associés (factures, reçus, etc.).
Dans le cas d’un remboursement par forfait, alors l’employeur peut choisir de procéder au versement d’une allocation forfaitaire totale, qui correspond aux frais de logements, de bouches, de déplacement. En échange, l’employé devra garder la charge de ses frais professionnels, et n’aura pas à fournir de justificatif sur la nature des dépenses engagées.
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