Un cahier des charges est un dossier (ou un simple document), qui définit des éléments ou règles qui doivent être suivi à la lettre dans le cadre de la réalisation d’un projet.
Ainsi, un cahier des charges peut apparaître sous des formes relativement variables en fonction du type d’activité d’une entreprise, notamment s’il s’agit de production, de service, ou encore d’élaboration de projet spontanés ; mais aussi selon le domaine central d’activité et l’idéologie de l’entreprise.
A noter qu’il ne s’agit pas simplement de noter les fonctionnalités et les processus d’un projet. Il s’agit plus globalement de spécifier, d’expliquer, et de définir les limites d’un projet ainsi que les conditions de sa conception, de sa réalisation. Cela passe par la définition de contraintes techniques, de respect de process et/ou de normes, etc. Il s’agit là d’un document vraiment essentiel car il permet de s’assurer de la compréhension du projet par tous les intervenants.
Les principales fonctions d’un cahier des charges
Le cahier des charges formalise les attentes et besoins de l’entreprise de façon claire. Ses fonctions sont donc nombreuses. Il permet de :
- Préciser et définir les objectifs et ambition d’une action, opération ou projet;
- Détailler la nature et le contexte de la mission (contraintes, intervenants, normes, charte graphique, ton à adopter, processus à suivre, etc.);
- Regrouper et classer la totalité des besoins et composantes du projet;
- Identifier et isoler les interactions entre les intervenants externes et internes;
- Regrouper la totalité des éléments évoqués plus haut dans un seul et même document afin que chaque intervenant possède les mêmes éléments et guide à suivre;
- Définir les missions et actions de chacun, ainsi que le périmètre d’intervention de chaque intervenant;
- Simplifier les consultations du projet lors d’une mise en concurrence de prestataires, comme dans des situations d’appel d’offre.
Dans un contexte de management d’équipe ou d’action commerciale, un cahier des charges est un véritable outil d’aide à la vente.