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Une fiche prospect est un document où l'on note l'identité de la cible/prospect, la date de contact, les informations liées à ce dernier, ainsi que toutes les informations nécessaire pour définir l'essentiel d'un client potentiel. Ce type de fiches fourni l’identité du prospect qui sera utilisé dans plusieurs pôles de l'entreprise, tel que le service commercial, ainsi que dans différentes stratégies marketing qui utilisent notamment des outils CRM (Gestion de la Relation Client). Il est donc important de noter que la mise à jour des informations et notamment leur précision, sont deux gages de qualité.
Au-delà des données de base telles que les coordonnées, il s'agit de mettre l'accent sur plusieurs point clés.
On retrouve dans cette présentation le domaine d'activité, son chiffre d'affaires, la taille de son effectif. On y évoque aussi son environnement économique détaillant son positionnement à l'instant T, ses points forts et points faibles, les différents interlocuteurs pertinents, leur pouvoir de décisions... On peut notamment ajouter les fournisseurs actuels concurrents.
Il s'agit là de préciser l'intérêt général que représente le prospect pour la société en évoquant les possibilités commerciales envisageables, le volume de commandes potentiel, les contraintes et problématiques probables à prendre compte comme le prix, la livraison, le conditionnement...
Le but est d'assimilier rapidement l'historique des échanges précédents pour garantir la pertinence des suivants. Il faut donc détailler les dates et interlocuteurs de chaque contact, le résumé de chaque échanges, les éléments et documents échangés, les suites programmées...
Après avoir contacté le prospect et échangé avec lui, il est important de le noter. Par exemple, vous pouvez le définir par un A pour un besoin immédiat, un B pour un besoin à moyen terme, ou bien un C pour un besoin à long terme. Le but ici est d'évaluer la maturité de chaque client potentiel pour agir uniquement quand les intentions d'achats de chacun seront les plus pertinentes. Cela limitera vos efforts et mettront à profit la volonté propre d'achat du prospect, afin que la vente soit perçue davantage comme issue de sa propre initiative.