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Définition d'extrait Kbis

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L’extrait Kbis est un document officiel qui représente directement la “carte d’identité” à jour d’une société immatriculée au RCS (Registre du Commerce et des Sociétés). Il est la fiche d’identité de tous les types de sociétés (SARL, EI, SASU, Auto-entreprise).

Ce document, qui se défini plus précisément comme l’état civil mis à jour des sociétés immatriculées au RCS, regroupe la totalité des renseignements qu’une société doit déclarer. De ce fait, le Kbis fait état, le cas échéant, des mentions portées par le greffier local en charge de la tenue de ce registre. La mission fondamentale du RCS est de porter à la connaissance du public l’ensemble des informations étant présentes dessus. De ce fait, n’importe quel individu est en mesure de demander et d’obtenir l’extrait Kbis d’une société auprès du greffe du tribunal de commerce concerné.

De plus, l’extrait Kbis atteste clairement de l’existence de la société, d’un point de vue juridique. Il s’agit précisément du seul document officiel qui prouve et fait foi de l’identité et de l’adresse une personne physique ou morale, immatriculée. Il indique son activité, ses organes de direction, la structure de son administration, de sa gestion ou contrôle, mais aussi de la présence ou non d’une procédure collective engagée contre elle.

Habituellement, pour être considéré comme opposable, un extrait Kbis demandé ne doit pas dater de plus de 3 mois.

Pourquoi Kbis ?

Pour rentrer plus dans le détail, on parle du terme “Kbis” en ce qui concerne une personne morale, et de “K” en ce qui concerne une personne physique. L’extrait Kbis (personne morale) ou extrait K (personne physique), sont dans les deux cas uniquement délivré par le greffe.

Qu'est-ce que l'extrait K ?

L’extrait Kbis et l’extrait K auto entrepreneur ont une utilité similaire. Pour résumer, il s’agit de la carte d’identité de l’entreprise.

Plus précisément, dans le cas d’une auto entreprise, l’extrait K permet de prouver son existence juridique, et donc son existence légale vis-à-vis de ses interlocuteurs quels qu’ils soient, clients, administration, prestataires, etc.

Il intègre de multiples données liées à l’auto entrepreneur mais aussi à son activité, telles que : le greffe où l’auto entreprise a été immatriculée, la raison sociale, la forme juridique, l’adresse de son siège social, l’activité exercée, ainsi que les informations personnelles de l’auto entrepreneur (nom, prénom, adresse, date de naissance, etc).

Quelle est l’utilité concrète du Kbis ?

On fait généralement la demande d’un extrait Kbis dans le cadre :

  • D'une candidature à un appel d'offres public ;
  • D'une ouverture de compte client auprès d'une institution bancaire ;
  • D'achat de matériels auprès des distributeurs, dans le cadre de l’activité de la société.

A noter que la commande d’un extrait Kbis est payante, et peut être effectuée par le biais d’Infogreffe.

Comment créer un premier extrait K / Kbis ?

Depuis 2015, tout auto entrepreneur ayant une activité commerciale ou artisanale est dans l’obligation de s’immatriculer pour avoir un extrait K ou Kbis, et cela peu importe si l’auto entrepreneur cumule un statut de salarié ou pas.

En ce qui concerne une activité commerciale, il faut réaliser l’immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS), auprès du CFE de la CCI (Chambre de Commerce et de l’Industrie) auquel l’auto entreprise est affiliée. Suite à cette immatriculation, l’extrait K sera délivré directement par le greffe du tribunal de commerce.

En ce qui concerne une activité artisanale, il faut réaliser l’immatriculation au Répertoire des Métiers (RM), auprès du CFE de la CMA (Chambre des Métiers et de l’Artisanat) à laquelle l’auto entreprise est affiliée.

A noter que si l’auto entreprise n’est pas immatriculée et n’a donc pas d’extrait K, elle se confronte au risque d’une immatriculation forcée sur demande du juge dédiée à la surveillance du RCS, ainsi qu’à une condamnation de versement d’astreintes jusqu’à la réalisation de cette immatriculation. Et dans le cas où cette faute d’immatriculation est préméditée, l’auto entreprise s’expose à une peine de 3 ans de prison et de 45 000€ d’amende.

Comment se procurer l'extrait Kbis d'une entreprise ?

Pour se procurer un extrait Kbis associé à une société immatriculée en France, il suffit de s’adresser au greffe du tribunal de commerce auquel est affiliée la société en question, peu importe sa nature, EURL, micro-entreprise, SARL, etc. A noter qu’en ce qui concerne l’Alsace et la Moselle, on peut aussi s’adresser à la chambre commerciale du tribunal de d’instance, ou celui de grande instance).

Cet extrait Kbis est directement délivré par le greffier du tribunal de commerce, et est aussi certifié par ce dernier. On peut aussi effectuer la commande de l’extrait en ligne, mis en part encore une fois pour l’Alsace et la Moselle, ainsi que la Guyane, pour lesquelles l’extrait doit être demandé directement sur place.

La demande d’extrait Kbis peut être faite avec la dénomination sociale de la société, mais aussi avec son signe, son nom, ou encore son numéro Siren. Ces différentes informations étant de nature publique, n’importe quel individu est en mesure d’effectuer une demande auprès du greffe du tribunal concerné.

Autre détail, il est important de retenir que le service de demande en ligne présente une option qui autorise les personnes morales à souscrire à un envoi périodique et automatique d’un extrait du Registre du Commerce et des Sociétés (RCS), en fonction d’une périodicité et d’une durée définies par le demandeur. A ce moment là, le document est alors délivré automatiquement par voie postale.

Dernière précision, un Kbis n’est pas gratuit (mis à part lors que l’immatriculation de la société). Le tarif d’une demande d’extrait s’élève à quelques euros :

  • Extrait Kbis sur place, au greffe : 2.82€ ;
  • Extrait Kbis par voie postale : 4.01€ ;
  • Extrait Kbis par voie électronique (email) : 3.53€.