Définition de Dématérialisation

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La dématérialisation est l’un des points clés de la transition numérique des entreprises. Elle consiste à transformer en documents numériques l’ensemble des documents papiers de l’entreprise. Cette numérisation des documents concerne alors aussi bien la facturation que les échanges de courriers ou encore la collecte de fichiers. On parle également de dématérialisation native lorsqu’un nouveau document est directement créé de manière numérique.

Les avantages de la dématérialisation

Dématérialiser ses documents comporte de nombreux avantages dans la gestion quotidienne au sein de l’entreprise :

  • Logistique, avec un gain de place non négligeable dans le stockage de tous ces documents désormais contenus sur un serveur ;
  • Praticité dans les échanges, et notamment la transmission de dossiers inter-entreprises. Exit les envois postaux, l’échange s’effectue en quelques secondes et ce gain de temps peut s’avérer crucial face à des deadlines imposées ;
  • Organisation optimisée, au moment d’effectuer une recherche parmi toute cette documentation. Là où les formats papiers avaient plutôt intérêt à être parfaitement rangés et triés, une simple requête tapée sur un clavier vient désormais remplacer ce travail fastidieux de recherche ;
  • Performance, car cette banque d’informations directement à portée de clics offre la possibilité d’exploiter et de recouper bien plus facilement toutes ces données afin d’en tirer des avantages stratégiques.

La gestion électronique des documents

Une bonne dématérialisation passe nécessairement par l’investissement dans une solution de gestion électronique de ces documents. Sous forme collaborative, cette solution permet de classer et répertorier l’ensemble des documents, mais aussi d’en offrir le libre accès à l’ensemble de vos collaborateurs dans un souci de transparence.

Aussi, la dématérialisation s’accompagne également de solutions de coffre-fort numériques. Individuels et propres à chaque employé, ils permettent une conservation ponctuelle et personnelle de documents importants.

Enfin, il existe également des solutions d’archivage de documents. Hébergés sur un serveur, la documentation numérisée sera conservée aussi longtemps que vous en aurez besoin et pourra être réutilisée en temps voulu.