Nous contacter

20 Cours du Maréchal Joffre, 40100 Dax contact@jobphoning.com +33 9 72 55 10 92 (Lun-Ven 9h-12h 14h-18h)
Suivez-nous sur

Comment passer le barrage du standard ou de l'assistante ?

Dans bien des cas, il peut s'avérer utile d'être mis en contact direct avec un responsable ou une personne clé d'une entreprise. Cependant, les secrétaires ou assistantes de direction sont formées pour filtrer ces appels. Alors si vous avez du mal à passer ces barrages, nous vous conseillons ces quelques astuces.

Premièrement, pour plus d'efficacité parlez au présent et avec le sourire. Une phrase de ce type "Je cherche à joindre M. PHONING" est une formule à privilégier face à celle-ci : "J'aurais aimé m'entretenir avec M. PHONING s'il vous plaît". Soyez plutôt directif et n'ayez pas l'air de vous excuser.

Deuxièmement au lieu de voir la secrétaire comme un obstacle, vous pouvez-vous en faire une alliée : "Vous êtes son assistante, vous allez pouvoir m'aider… ", "A quelle heure puis-je le joindre ? "

Vous pouvez également avec un peu de culot essayer ce genre de tournure : "J'ai fait un mauvais numéro. Pouvez-vous me passer Mr X ?".

A ce stade, vous risquez d'être confronté au blocage de la secrétaire.

- Premier cas : "Il est en réunion" (ou occupé). Dans ce cas, vous pouvez répondre : "Pourriez-vous m'indiquer une heure à laquelle je pourrai le joindre sans le déranger ? ". Soyez obstiné. La secrétaire peut-être amenée à couper court à la conversation. Rappelez à l'heure indiquée et si la secrétaire vous reformule la même objection, rappelez plus tard. Cela finira sans doute par payer au bout d'un moment.

- Second cas : "On vous rappellera". A ce stade, il y a peu de chances que la personne vous rappelle. Vous pouvez rétorquer : "Je souhaiterai m'entretenir de vive voix avec lui, quand puis-je le contacter sans le déranger ?".

- Troisième cas : "Adressez-nous une lettre !". Ne refusez pas directement, soyez subtil. Vous pouvez répondre : "C'est effectivement ce que je comptais faire mais je souhaitai tout d'abord éclaircir un point précis avec lui.".

- Quatrième cas : "Il est en ce moment très occupée, désolé.". La réponse appropriée peut être : "Je n'en ai pas pour longtemps mais c'est assez urgent, pourriez-vous me mettre en relation avec lui s'il vous plait ?". Si cela n'est pas possible, n'insistez pas. Proposez plutôt de rappeler plus tard. Vous pouvez également faire culpabiliser la secrétaire : "Ce serait dommage que Mr X n'ait pas cette information au plus vite…".

Ce ne sont bien sûr que quelques techniques parmi tant d'autres et notre intention n'est pas ici d'être exhaustifs. Il vous incombe désormais d'utiliser ces techniques au mieux et de forger votre propre stratégie pour franchir sans encombre le barrage de la secrétaire.

Quelques astuces rien que pour vous :

- Téléphonez à partir de 18 heures par exemple : Les assistantes ne seront probablement plus là.

- Si vous avez à faire à un barrage compliqué sur le standard d'une grande entreprise, retentez un autre jour. Ces employés sont souvent à temps partiel et il est donc fort probable que vous soyez mis en relation avec une autre personne.

- Modifiez le dernier chiffre ou les deux derniers chiffres lorsque le numéro de téléphone se termine par 00. Dans de nombreux cas, vous serez mis en relation avec un autre service. La personne sera désolée de constater que vous avez été mal aiguillé et pourra parfois vous donner toutes les informations nécessaires.

- Quand l'entreprise possède des succursales appelez l'une d'elle, la personne va vous réorienter ou vous donner les bonnes informations